1. Ansvarlig virksomhedsadfærd
I overensstemmelse med Aalborg Forsynings CSR-politik har nærværende Code of Conduct for Forretningsrelationer (CoC) til formål at sikre, at vores forretningsrelationer, herunder leverandører og samarbejdspartnere, ligesom Aalborg Forsyning, udviser ansvarlig virksomhedsadfærd og bidrager til en bæredygtig samfundsudvikling.
For at opfylde formålet stiller Aalborg Forsyning krav til sine forretnings¬relationer om efterlevelse af den internationale minimumsstandard (”Standarden”) for ansvarlig virksomhedsadfærd baseret på FN’s Retningslinjer for Menneskerettigheder og Erhverv (”UNGPs”) og OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder om Ansvarlig Virksomhedsadfærd (”OECDGs”).
Aalborg Forsyning forudsætter endvidere, at forretningsrelationer til enhver tid efterlever gældende lovgivning, hvor de opererer.
2. Bæredygtighed
Standarden omfatter bæredygtighedsspørgsmål i relation til aktuelle og potentielle negative indvirkninger på sociale (menneskerettigheder), miljømæssige og økonomiske forhold, som defineret af Standarden, og som en forretningsrelation kan forårsage, bidrage til eller være forbundet til.
I henhold til UNGPs omfatter bæredygtighedsspørgsmål som minimum de internationalt anerkendte menneskerettigheder, der er anført i FN’s grundrettigheder (International Bill of Human Rights), og principperne om grundlæggende rettigheder anført i Den Internationale Arbejdsorganisations (ILO) erklæring om grundlæggende principper og rettigheder i arbejdslivet.
I henhold til OECDGs omfatter bæredygtighedsspørgsmål som minimum miljømæssig bæredygtighed som særligt afspejlet i Rio-erklæringen om miljø og udvikling og den tilhørende Agenda 21, klimaet, som afspejlet i Paris-aftalen, og dyrevelfærd som afspejlet i OECDGs. Spørgsmål om miljømæssig bæredygtighed afspejles også i EU’s miljømål som angivet i EU 2020/852 (”taksonomiforordningen” om fremme af bæredygtige investeringer). OECDGs omfatter endvidere økonomiske bæredygtighedsspørgsmål, herunder om antikorruption, som afspejlet i FN’s Konvention mod Korruption, afpresning, svindel, fair konkurrence, samt skattebetalinger.
3. Standarden som ledelsessystem
Efterlevelse af Standarden indebærer at en forretningsrelation, som en del af deres ledelsessystem, etablerer og opretholder politikker og processer til identifikation, forebyggelse og afbødning af negative indvirkninger på social, miljømæssig og økonomisk bæredygtighed. Følgende centrale dele omfattes af ledelsessystemet:
3.1. En eller flere forpligtende politikker
Forpligtelserne skal almindeligvis være nedskrevet i et eller flere dokumenter, der:
- Anerkender ansvaret for at respektere de internationale anerkendte menneskerettigheder, samt miljømæssig, og økonomisk bæredygtighed.
- Er godkendt på højeste ledelsesmæssige niveau i virksomheden.
- Er informeret af og baseret på ekspertise i Standarden og bæredygtighedsspørgsmålene, der dækkes heraf.
- Udtrykker virksomhedens forventning til medarbejderne i forhold til menneskerettigheder og bæredygtighed.
- Udtrykker virksomhedens forventning til forretningsrelationer i forhold til menneskerettigheder og bæredygtighed, herunder at forretningsrelationer i første led implementerer Standarden.
- Er offentligt tilgængelig og kommunikeret til virksomhedens interessenter, som minimum, medarbejdere og forretningsrelationer.
- Er indlejret i alle andre operationelle politikker og procedurer i hele virksomheden.
3.2. Implementering og vedligeholdelse af processer for nødvendig omhu (due diligence)
Aalborg Forsynings forretningsrelationer skal etablere og vedligeholde processer for nødvendig omhu (due diligence) i overensstemmelse med Standarden.
- Processerne skal omfatte regelmæssig identifikation og vurdering af hvorvidt forretningsrelationen gennem egne aktiviteter eller tjenester forårsager eller bidrager til aktuelle og potentielle negative indvirkninger på alle bæredygtighedsspørgsmål.
- Forretningsrelationen skal iværksætte tiltag til at forebygge, afbøde eller standse aktuelle eller potentielle negative indvirkninger, samt måle på effektiviteten af tiltagene.
- Forretningsrelationen forventes at være gennemsigtige om sin due diligence proces (herunder identifikation, tiltag og effektivitet) og, på opfordring, at kunne dele de seneste resultater heraf med relevante interessenter, herunder Aalborg Forsyning.
- Bliver en forretningsrelation opmærksom på en væsentlig aktuel negativ indvirkning, som de er forbundet til via egne forretningsrelationer, skal forretningsrelationen anvende, eller søge at opbygge, påvirkningskraft til at få den forårsagende eller medvirkende part til at stoppe indvirkningen og implementere due diligence, hvorved gentagelser forebygges eller afbødes, eller afslutte forretningsforholdet hvis muligt.
3.3. Adgang til genoprejsning
En forretningsrelation forventes at give medarbejdere, kunder, leverandører og andre interessenter adgang til at rejse bekymringer og klager i forhold til negative indvirkninger på bæredygtighedsspørgsmålene samt adgang til genoprejsning for den eller de berørte personer, samfund eller miljøet, herunder gennem finansiel eller ikke-finansiel kompensation i et rimeligt forhold til forretningsrelationens involvering i de negative indvirkninger.
- For at sikre mulighed for genoprejsning skal en forretningsrelation etablere og opretholde effektive og legitime processer (dialog- og klagemekanismer), hvorigennem berørte parter kan gøre opmærksom på negative indvirkninger og gøre krav om genoprejsning gældende.
- Hvis en forretningsrelation bliver bekendt med, at denne forårsager eller bidrager til aktuelle negative indvirkninger, skal forretningsrelationen give genoprejsning til den eller de berørte personer, samfund eller miljøet gennem effektive dialog- og klagemekanismer.
- Underretning af relevante myndigheder kan være nødvendig i forbindelse med væsentlige negative indvirkninger inden for miljømæssig og økonomisk bæredygtighed.
- Sker der negative indvirkninger på miljømæssig eller økonomisk bæredygtighed, forventes forretningsrelationen at genoprette indvirkningen bedst muligt, eventuelt i samarbejde med relevante myndigheder.
4. Implementering
4.1.
Aalborg Forsynings CSR-politik og Code of Conduct for Forretningsrelationer danner grundlaget for samarbejdet med vores forretningsrelationer, om at opnå kontinuerlige forbedringer i håndteringen af negative indvirkninger inden for bæredygtighedsspørgsmålene.
4.2.
Aalborg Forsyning efterlever kravene, der er opstillet i denne Code of Conduct for Forretningsrelationer, i egen organisation og er villig til at dele egen viden, information og dokumentation med sine forretningsrelationer.
4.3.
Hvis en forretningsrelation ikke allerede ved starten af et samarbejde / kontraktstart kan bekræfte og dokumentere at have etableret politikker og processer, der efterlever kravene i Standarden, som indeholdt i nærværende Code of Conduct, skal der udarbejdes en implementeringsplan, som forelægges Aalborg Forsyning. Som en del af implementeringsplanen skal en forretningsrelation inden for et år efter starten fremsende dokumentation for forpligtende politikker og processer for due diligence, der som et minimum omfatter den del af virksomheden, som Aalborg Forsyning via kontrakten er direkte forbundet til. Det forventes, at en forretningsrelation på eget initiativ gør sig tilstrækkeligt bekendt med indholdet af minimumsstandarden, herunder UNGPs og OECDGs, hvis forretningsrelationen ikke allerede er bekendt med indholdet.
4.4.
I overensstemmelse med Standarden skal implementeringen være proportional særligt i forhold til 1) virksomhedens størrelse, aktiviteter, og operationelle kontekst samt 2) væsentligheden af de negative indvirkninger vurderet på alvor, omfang eller genoprettelighed. I forlængelse heraf anerkendes det, at små og mellemstore virksomheder (SMV’er) kan have mindre kapacitet og mindre formaliserede processer end store virksomheder.
4.5.
Hvis en forretningsrelation i forbindelse med en ydelse eller leverance, der udføres for Aalborg Forsyning (kontraktens genstand) forårsager, bidrager til eller er forbundet med aktuelle væsentlige negative indvirkninger på et eller flere bæredygtighedsspørgsmål, skal offentligheden eller Aalborg Forsyning uden ophold orienteres. Orienteringen skal som minimum indeholde en redegørelse for den negative indvirkning og iværksatte forebyggende, afbødende eller genoprettende tiltag.
4.6.
Aalborg Forsynings forretningsrelationer skal føre passende dokumentation, herunder udfyldelse af Aalborg Forsynings evalueringskema for at påvise, i hvilken grad at kravene i nærværende Code of Conduct efterleves samt sikre gennemsigtighed og åbenhed i overensstemmelse med Standarden. Passende dokumentation kan omfatte virksomhedspolitikker, beskrivelse af due diligence processer, herunder indvirkningsanalyser eller tilsvarende på operationelt niveau med vurdering af og angivelse af negative indvirkninger på bæredygtighedsspørgsmål, samt tiltag og målinger, og beskrivelser af og henvisning til dialog -og klagemekanismer.
4.7.
Aalborg Forsyning forventer, at en forretningsrelation til enhver tid og inden for en frist på 30 arbejdsdage kan informere om status på implementering af kravene i nærværende Code of Conduct.
4.8.
Aalborg Forsyning anser hel eller delvis manglende efterlevelse af nærværende Code of Conduct som en væsentlig misligholdelse.